HIPAA

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Mary’s Center for Maternal and Child Care

www.maryscenter.org

202-483-8196

NOTICE OF PRIVACY PRACTICES

This notice of privacy practices describes how your confidential information may be used and disclosed and how you may access this information. We may, on occasion, amend our privacy practices and policies, but will always inform you of any changes that may affect your rights.

Mary’s Center is dedicated to protecting the privacy rights of our patients and the confidential information entrusted to us. Although our clinic shares your medical information with other community-based clinics and government agencies, all partners are required, by law, to protect the privacy of your personal healthcare information. A principle concept of our practice is our commitment of ensuring that your medical information: including any HIV/AIDS information, mental health, alcohol and any other substance abuse is always safeguarded and therefore never compromise.

PROTECTING YOUR PERSONAL HEALTHCARE INFORMATION

We use and disclose the information we collect from you only as allowed by the Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). This includes the issues related to your treatment, payment, healthcare operations and research.  Your personal information will not be given to anyone-even family members-without your written consent. You may, however, give written consent for us to disclose your personal health information to anyone you chose, for any purpose. Our offices and electronic systems are secure from unauthorized access and our employees are trained to make certain that the confidentiality of our records is always protected. Our privacy practices and policies apply to all former, current and future patients, so you can be confident that your protected health information will never be improperly disclosed, or released.

COLLECTING PROTECTED HEALTH INFORMATION

We only request personal information needed to provide you with the highest quality healthcare, implement payment activities, conduct normal healthcare operations and comply with the law. This information may include your name, address, telephone number(s), Social Security Number (or similar document), employment data, medical history, health records, etc.

While most information may be collected from you, we may also obtain information from third parties if it is deemed necessary. Regardless of the source, your personal information will always be protected to the full extent of the law.

DISCLOSURE OF YOUR PROTECTED HEALTH INFORMATION

As stated above, we may disclose information as required by law. When we disclose information to other persons and/or agencies, to perform services for us, we will require them to protect your privacy. By law, we are obligated to provide information to law enforcement and governmental officials under certain circumstances.

We may also use and/or disclose your health information to communicate remainders to your appointments which may include voicemail messages, answering machines and postcards.

You may revoke your authorization in writing, at any time, and we will discontinue future uses and disclosures of your health information for the reasons covered by your authorization. However, we are unable to take back any previous disclosures made with your former written consent.

PATIENT RIGHTS

  • You have the right to request, in writing, restrictions on certain uses and disclosures of your health information. Although all requests are considered, we are not legally required to accept them all. If we deny your request, you will receive a written explanation that lists our reasons for denying your request. As a patient, you do have the right to have your denial reviewed. If the request is accepted, we will comply with it, except if you need emergency treatment.
  • You have the right to see and request, in writing, copies of your protected health information, except for psychotherapy notes and certain other circumstances where we deny your request. As mentioned before, if a request is denied, you have the right to have your denial reviewed.
  • You have the right to choose how you receive your protected health information. If you wish us to forward the documents to an alternate address, or by some other method of contact, we can do so. All such requests must be in writing and we may charge you for copies in an amount allowed by law.
  • You have the right to request, in writing, a list of instances in which we, or our business associates, have disclosed your protected health information. The list will not contain the disclosures made prior to October 27, 2003. Furthermore, this list will not contain disclosures made for the following purposes: treatment, payment, health care operations, disclosures to correctional institutions and/or law enforcement agencies and disclosures authorized by the patient.
  • You have the right to request that your record be amended, but we may deny your request for the following reasons: if the information was not created by our clinic; if the information is located in records that, by law, you are not permitted to see; or if we believe that the information is not already accurate and complete. If we accept your amendment, we will place it in your chart, but we will not delete any information that already exists in your record.

If you believe that your rights have been violated, we urge you to notify us immediately. You can also notify the U.S. Department of Health and Human Services.

We thank you for being a patient at Mary’s Center. For further explanation on any information outlined above, or questions or concerning your privacy rights and the protection of your personal health information please call our English or Spanish speaking contact, Dr. Tollie Elliott at 202-745-3125


NOTIFICACION DE PRÁCTICAS PRIVADAS

Esta notificación de prácticas privadas describe cómo su información confidencial puede ser usada y divulgada y cómo usted puede acceder a esta información. Nosotros podemos, en ocasiones, enmendar nuestras prácticas privadas y pólizas, pero le informaríamos acerca de cualquier cambio que pueda afectarle sus derechos. Mary’s Center está comprometido a proteger los derechos de privacidad de nuestros pacientes y la información personal confiada a nosotros. Aunque nuestra clínica comparte información electrónica de los archivos médicos con otras clínicas comunitarias y agencias gubernamentales, a todos nuestros asociados se les exige, por ley, que protejan la privacidad de su información personal médica. Un concepto principal de nuestra práctica es nuestro compromiso de asegurarle  que su información médica (incluyendo cualquier información sobre HIV/Sida), de salud mental, alcohol y otras sustancias, jamás sea comprometida.

PROTEGIENDO SU INFORMACION MÉDICA PERSONAL

Nosotros sólo usamos y entregamos la información que recogemos de usted de la manera como lo permite el Acto de Portabilidad y Responsabilidad de Seguro Médico (HIPPA). Esto  incluye temas relacionados con su tratamiento, pago, operaciones de cuidado médico e investigación. Su información personal no será entregada a ninguna persona, ni siquiera de su familia, sin previo consentimiento suyo hecho por escrito. Usted nos puede dar, de todas maneras, un consentimiento por escrito para que nosotros entreguemos su información médica personal a quien usted autorice, para cualquier propósito. Nuestras oficinas y sistemas electrónicos están asegurados contra cualquier acceso que no esté autorizado y nuestros empleados están entrenados para asegurarse de que la confidencialidad de sus archivos esté siempre protegida. Nuestras prácticas privadas y pólizas aplican a todos aquellos pacientes pasados, presentes y futuros, así que usted puede estar confiado en que su información médica protegida nunca será entregada inapropiadamente o dada a conocer.

RECOLECCION DE INFORMACION MÉDICA PROTEGIDA

Nosotros sólo requerimos información personal necesaria para proporcionar cuidado médico estandarizado, implementar actividades de pago, conducir operaciones médicas normales y cumplir con la ley. Esta información puede incluir su nombre, dirección, número(s) telefónico(s), número de Seguro  Social (o documento similar), datos sobre su empleo, historia médica, archivos médicos, etc.

Aunque la mayoría de la información será obtenida de usted, nosotros también podemos obtener información de terceras personas si lo consideramos necesario. Sin importar la fuente, su información personal será siempre protegida en toda la extensión de la ley.

DIVULGACION DE SU INFORMACION MÉDICA PROTEGIDA

Como se indicó arriba, nosotros podemos entregar información como lo requiere la ley. Cuando entreguemos información a otras personas y/o agencias, para que nos sean prestados servicios, nosotros les exigiremos que protejan su privacidad. Por ley, nosotros  estamos obligados a proveer información a autoridades policiales y representantes oficiales bajo ciertas circunstancias.

Nosotros podemos también usar y/o entregar su información médica para comunicar recordatorios sobre sus citas, los cuales pueden incluir mensajes de voz, máquinas contestadoras y tarjetas postales.

Usted  puede revocar su autorización escrita en cualquier momento y nosotros descontinuaremos futuros usos y entregas de su información médica por las razones contenidas en su autorización. Sin embargo, nosotros no podemos echar para atrás ninguna entrega hecha anteriormente con su consentimiento escrito.

DERECHOS DEL PACIENTE

  • Usted tiene el derecho de pedir por escrito, restricciones en ciertos usos y entregas de su información médica. Aunque todos los pedidos son considerados, por ley nosotros no tenemos que aceptarlos todos. Si nosotros negamos su pedido, usted recibirá una explicación por escrito con nuestras razones para negar su pedido. Como paciente, usted tiene derecho a que se revise la negativa. Si el pedido es aceptado, nosotros cumpliremos con él, excepto si usted necesita tratamiento de emergencia. 
  • Usted tiene el derecho de ver y pedir por escrito, copias de su información médica protegida, excepto en notas de psicoterapia y ciertas otras circunstancias donde nosotros podemos negar su pedido. Como se mencionó anteriormente, si su pedido es negado, usted  tiene el derecho de que la negativa sea revisada.
  • Usted tiene el derecho de escoger cómo recibe su información médica protegida. Si usted desea que nosotros le enviemos los documentos a una dirección alterna o por cualquier otro método de contacto, nosotros podemos hacerlo. Todos estos  pedidos deben ser hechos por escrito y nosotros le cobraremos las copias en una cantidad permitida por la ley.
  • Usted tiene el derecho de pedir por escrito una lista de instancias en las cuales, nosotros o nuestros asociados, hayan entregado su información médica protegida. La lista no contendrá entregas hechas antes del 27 de Octubre, 2003. De ahí en adelante, esta lista no contendrá  entregas hechas para los siguientes propósitos: tratamiento, pago, operaciones médicas, entregas a instituciones correccionales y/o agencias policiales y entregas autorizadas por el paciente.
  • Usted  tiene el derecho de pedir que su archivo médico sea enmendado pero nosotros podemos negar su pedido por las siguientes razones: si la información no fue generada por nuestra clínica; si la información está ubicada en archivos que, por ley, usted no tiene permiso de ver; o si nosotros creemos que la información no está correcta y completa. Si nosotros aceptamos su enmienda, nosotros la pondremos en su archivo médico pero no borraremos ninguna información previa que exista en su archivo.

Si usted cree que sus derechos  han sido violados, le urgimos que nos  notifique inmediatamente. Usted también puede notificarlo al Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos

Le agradecemos por ser paciente de Mary’s Center. Para más explicaciones sobre cualquier información arriba expuesta, o preguntas concernientes a sus derechos de privacidad y protección de su información médica personal, por favor llame Dr. Tollie Elliott at 202-745-3125.


የግላዊነት አፈጻጸሞች ማሳሰቢያ

ይህ የግላዊነት አፈጻጸሞች ማሳሰቢያ ሚስጥራዊ መረጃዎ እንዴት ጥቅም ላይ እንደሚውልና እንዴት እንደሚተላለፍ እንዲሁም እርሶ ይህንን መረጃ እንዴት ማግኘት እንደሚችሉ ይገልጻል። አልፎ አልፎ፣ የግላዊነት ፖሊሲዎቻችን አፈጻጸም እና ፖሊሲዎቻችንን እናሻሽል ይሆናል፣ ሆኖም፣ መብትዎን የሚነካ ማናቸውንም ለውጥ ሁልጊዜ እናሳውቅዎታለን።   የሜሪ ማዕከል የህመምተኞቻችንን የግላዊነት መብቶችን እና የተሰጡንን ሚስጥራዊ መረጃዎች ለመጠበቅ ዋስትና ይገባል።  ምንም እንኳን ክሊኒካችን የህክምና መረጃዎችዎን ከሌሎች የማህበረሰብ ክሊኒኮች እና የመንግሥት ኤጀንሲዎች ጋር ቢለዋወጥም ሁሉም ቡድኖች የእርሶን የግል ጤና እንክብካቤ መረጃ መጠበቅ እንዳለባቸው ህጉ ያስገድዳል፡፡ የእርሶ የህክምና መረጃ፣ ማናችውንም የኤች አይቪ/ኤይድስ (HIV/AIDS)መረጃን፣ የአዕምሮ ጤና፣ የአልኮልና የሌላ ዕጽ ተጠቂ መሆንን በሚስጥር መጠበቅ ዋና የአሠራር ልምዳችን ነው።

የግል የጤና እንክብካቤ መረጃዎችን መጠበቅ

ከእርሶ የወሰድነውን መረጃ የምንጠቀምበት ወይም ለሌላ ወገን የምናስተላልፈው በHealth Insurance probability Act ( HIPAA) 

ህግ በተፈቀደው መሠረት ነው።  ይህም፣ ከህክምናዎ፣ ከክፍያ፣ ከጤና እንክብካቤ ሥራና ምርምር ጋር የተያያዙ ሁኔታዎችን ያካትታል።  እርሶ በጽሁፍ ካልፈቀዱ በስተቀር የግል መረጃዎ ለማንም ሰው፣ የቤተሰብ ዓባላትን ጨምሮ፣ አይሰጥም። ሆኖም፣ የግል የጤና መረጃዎን እርሶ ለመረጡት ሰው ለማናቸውም ጉዳይ እንድንሰጥ በጽሁፍ ሊፈቅዱ ይችላሉ።  ቢሮዎቻችን እና የኤሌክትሮኒክስ ሥርዓታችን ፈቃድ ከሌላቸው የተጠበቀ ነው፣ እንዲሁም መረጃዎቻችን ሁልጊዜ የተጠበቁ መሆናቸውን ለማረጋገጥ ሠራተኞቻችን ሥልጠና ይሰጣቸዋል።  የግላዊነት አፈጻጸማችን እና ፖሊሲዎቻችን ለሁሉ ለቀድሞ፣ ለአሁንና ለወደፊት ህመምተኞቻችን  ይሠራሉ፣ ስለሆነም የተጠበቁ የጤና መረጃዎችዎ ያለአግባብ ለማንም እንደማይገለጹና እንደማይሰጡ እርግጠኛ መሆን ይችላሉ።

የተጠበቁ የጤና መረጃዎችን ማሰባሰብ

የግል መረጃዎችዎን የምንጠይቀው እጅግ በጣም ጥራት ያለው የጤና እንክብካቤ ለመስጠት፣ የክፍያ ሥራዎችን ለመፊጸም፣ መደበኛ የጤና እንክብካቤ ሥራዎችን ለማካሄድ እና ህግ ለማክበር ነው።  ይህም መረጃ  ስምዎን፣ አድራሻዎን፣ የስልክ ቁጥሮች፣ ሶሻል ሴኩሪቱ ቁጥር (ሮች) (ወይም ተመሳሳይ ሰነድ፣ የሥራ መረጃ፡ የህክምና ታሪክ፣ የጤና ሬኮርዶችን፣ ወዘተ… ሊያካትት ይችላል፡፡

አብዛኛው መረጃ ከእርሶ የሚሰበሰብ ሲሆን፣ እንዳስፈላጊነቱ፣ ከሌላ ሦስተኛ ወገንም መረጃ ልንወስድ እንችል ይሆናል።  የግል መረጃዎ ከየትም ይገኝ ከየት፣ ህጉ በሚያዘው መሠረት ሁልጊዜም የተጠበቀ ይሆናል።

የተጠበቀውን የጤናዎን መረጃ ስለማስተላለፍ

ከላይ እንደተመለከተው፣ መረጃዎን ህጉ በሚጠይቀው መሠረት ማስተላለፍ እንችል ይሆናል።  ለኛ አገልግሎቶች እንዲውል መረጃ ለሌሎች ስዎች እና/ወይም ኤጀንሲዎች ስናስተላልፍ የግል መረጃዎ እንዲጠበቅልዎት እንጠይቃለን።  በአንዳንድ ሁኔታዎች የግል መረጃዎን ለህግ አስከባሪዎችና ለመንግሥት ኃላፊዎች እንድንሰጥ በህግ እንገደዳለን።  በተጨማሪም፣ ቀጠሮዎችን ለማስታወስ የድምጽ መልዕክት፣ የመልስ መውሰጃ መሣሪያዎች እና በፖስት ካርዶች አማካይነት የጤና መረጃዎን ልንጠቀም እና/ወይም ልናስተላልፍ እንችላለን።

የሰጡትን ሥልጣን በማንኛውም ጊዜ በጽሁፍ መሻር ይችላሉ፣ እኛም በሰጡን ሥልጣን መሠረት የጤና መረጃዎን  ወደፊት መጠቀም እና ማስተላለፍ እናቆማለን።  ሆኖም፣ በፊት በጽሁፍ የሰጡንን ስምምነት መለወጥ አንችልም። 

የህመምተኛ መብቶች

  • አንዳንድ የጤና መረጃዎችዎን ላንዳንድ ጉዳዮች መጠቀም እና ማስተላለፍ ገድብ እንዲደረግ በጽሁፍ የመጠየቅ መብት አለዎት።  ምንም እንኳን ሁሉም ጥያቄዎች ቢስተናገዱም፣ ሁሉንም የመቀበል ህጋዊ ግዴታ የለብንም። ጥያቄዎን ካልተቀበልን፣ ጥያቄዎን የከልከልንበትን ምክንያቶች ዝርዝር በጽሁፍ ያገኛሉ።  የተከለከሉበትን ምንክንያት እንደገና እንዲታይ የማድረግ መብት አለዎት።  አጣዳፊ ህክምና ካላስፈለገዎት በስተቀር ጥያቄው ተቀባይነት ካገኘ እናስተናግደዋለን።
  • የተጠበቁ የጤና መረጃዎችዎን ግልባጮች፣ ፈቀድ ከማንሰጣቸው የአዕምሮ ህመም ህክምና ማስታወሻዎች እና አንዳንድ ጥያቄዎን የማንፈቅድባቸው ሌሎች ሁኔታዎች በስተቀር፣ በጽሁፍ የማየትና የመጠየቅ መብት አለዎት።   
  • የተጠበቀውን የጤና መረጃዎን እንዴት እንደሚያገኙ የመምረጥ መብት አለዎት።  መረጃዎችዎን ወደ ተለዋጭ አድራሻ ወይም በሌላ መገናኛ ዘዴ እንድንልክ ከፈለጉ ማድረግ እንችላለን።  እነዚህን መሰል ጥያቄዎች በጽሁፍ መሆን አለባቸው፣ ኮፒ ላደረግንበት በህግ የተፈቀደውን ሂሳብ እናስከፍልዎት ይሆናል።
  • እኛ ወይም የሥራ ተባባሪዎቻችን ያስተላለፉትን የተጠበቀ የጤና መረጃዎን ዝርዝር በጽሁፍ የመጠየቅ መብት አለዎት።  ዝርዝሩ ከጥቅምት 27 ቀን 2003 ዓ.ም. በፊት የተላለፉትን አይጨምርም፡፡ በተጨማሪም ይህ ዝርዝር ለሚከተሉት ሁኔታዎች የተላለፉትን አይጨምርም፤- ለህክምና፣ ለክፍያ፣ ለጤና እንክብካቤዎች ሥራ፣ ለማረሚያ ተቋማት እና/ወይም ለህግ አስከባሪ ኤጀንሲዎች እና በህመምተኛው ፈቃድ የተላለፉትን።
  • ሬከርድዎ እንዲሻሽል የመጠየቅ መብት አለዎት፣ ሆኖም በሚከተሉት ምክንያቶች ጥያቄዎን ላንቀበል እንችላለን፣- መረጃው በእኛ ክሊኒክ ያልተሠራ ከሆነ፣ መረጃው በህግ እንዲያዩት ያልተፈቀዱ ሬኮርዶች ውስጥ ከሆነ፣  ወይም መረጃው ትክክለኛ እና የተሟላ ካልሆነ።  ማሻሻያውን ከተቀበልነው በቻርትዎ ላይ እናሰፍረዋለን፣ ሆኖም በሬኮርድዎ ያለውን ማንኛውንም መረጃ አንሰርዝም።  

መብትዎየተጣሰ ከመሰለዎት በፍጥነት እንዲያስታውቁን እንገፋፋዎታለን።  በተጨማሪም ለዩኤስ የጤና እና የህዝብ አገልግሎቶች መምሪያ (U.S Department of Health and Human Services)ማሳወቅ ይችላሉ።

የሜሪሴንተር ታካሚ በመሆንዎ እናመሰግናለን።  ከላይ ለተዘረዘረው መረጃ የበለጠ መረጃ ወይም ጥያቄዎች የግላዊነት መብቶችዎ እና የጤና መረጃዎን ለመጠበቅ እባክዎ የእንግሊዝኛ ወይም የስፓኝ ቋንቋ ተናጋሪ  ለሆኑት ለዶ/ር ቶሊ ኢልዮት (Dr. Tollie Elliott)  በስልክ ቁጥር 202 745 3125 ይደውሉ።


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